Wie arbeitet der Kassierer im Verein?

[RC1-Flieger]

Hallo allerseits,
wir sind ein seeehr kleiner Verein mit grad noch 5 oder 6 aktiven Fliegern und 2 inaktiven Mitgliedern.

Leider ist der Kassierer auf nicht absehbare Zeit wg. Krankheit nicht mehr in der Lage am Vereinsleben teilzunehmen. Auch kann er seine Vorstandstätigkeit nicht mehr ausüben.
So sind jetzt alle Unterlagen bei mir (1. Vorsitzender) gelandet.

Mit der Arbeit des Kassierers hatte ich bisher nie zu tun, kann mich aber dran erinnern, dass es vor ca. 30 Jahren ein Kassenbuch und eine Handkasse gab.
Lt. Auskunft des (erkrankten) Kassierers hatte er sowas nie benutzt. Alle Buchungen (Pachten, Mitglieds- und Verbandsbeiträge etc.) wurden von einem Steuerberater (Kassierer hatte einen kleinen Handwerksbetrieb) mit erledigt.

Nun frage ich mal in die Runde (der Vorstandsmitglieder):

Wie wird das bei euch gehandhabt? Gibts für die alltäglichen Ausgaben (und Einnahmen) ein Kassenbuch und eine Handkasse?
Die Buchungen pro Jahr bei uns sind überschaubar. Ich könnte mir vorstellen, dass aus der Handkasse die Spritkosten für's Mähen und andere Kleinigkeiten gezahlt und im Kassenbuch eingetragen werden.
Ich glaube, eine Software, auch wenn sie gratis wäre, wäre für meinen Verein nicht unbedingt praktikabel.

Leider habe ich im WWW keine Antwort auf meine Frage gefunden.

Gruß
0Ili

 

[Peter Stöhr]

Wie wird das bei euch gehandhabt? Gibts für die alltäglichen Ausgaben (und Einnahmen) ein Kassenbuch und eine Handkasse?
Die Buchungen pro Jahr bei uns sind überschaubar. Ich könnte mir vorstellen, dass aus der Handkasse die Spritkosten für's Mähen und andere Kleinigkeiten gezahlt und im Kassenbuch eingetragen werden.
Ich glaube, eine Software, auch wenn sie gratis wäre, wäre für meinen Verein nicht unbedingt praktikabel.

Hi RC-1 Flieger,

bei uns im Verein wird es so wie oben zitiert gemacht und man könnte es bei einem "8 Personen-Verein" auch sicherlich noch genauso machen.
Dass deine Kollege da eine etwas andere Sicht drauf hatte und es von seinem Steuerberater hat "mitmachen lassen", würde ich bei 8 Personen noch akzeptieren (da sind die Zahlungsvorgänge wohl recht übersichtlich), aber die Verwendung eines Kassenbuchs macht es etwas nachverfolgbarer und erleichtert auch die Planung für die kommenden Jahre.

 

[aue]

Hallo Olli,

unser Kassenbuch existiert in Form einer Excel-Tabelle, die für den Vorstand ständig einsehbar ist. Diese Tabelle unterscheidet Konto und Barkasse. Das ist sehr simpel und der Aufwand recht überschaubar.

Schöne Grüße
Andreas

Ach so: Wir sind nicht 8, sondern 80 Leute im Verein. Das geht also auch mit dieser Größe sehr gut und ist völlig ausreichend.

 

[Gast_635]

Ich musste auch mal als 1. Vorstand wegen Erkrankung den Kassierer ersetzen ( etwa 30 Mitglieder, teils nicht pflegeleicht bzgl. Beitragszahlung und DMFV-Mitgliedschaften ). Zu der Zeit gab es kaum Software, allerdings war die Bank hier behilflich ( gab da sogar eine Vereinsverwaltungssoftware mit Abbuchungsdatenübergabe an die Bank ).
Heutzutage ist es für kleine Vereine wohl eher besser, den ganzen Computermist wegzulassen, um nicht Datenschutz etc. zu vergessen, und, wenn eine Datei mit persönlichen Daten geklaut wird hat man unnötigen Zusatzstress.
Neuen Kassierer sollte es zeitnah geben, denn, es sollte ein 4-Augen-Prinzip herrschen, sonst kommt schnell ein Gefühl der Mauschelei auf. Und die Mitgliederversammlung muss Kassier und dann Vorstand gesondert entlasten.
Gibt es nicht beim DMFV auf den Seiten einige Hilfestellungen, was Aufgaben ( neben dem Verbuchen der EIn- und Ausgaben in einem Kassenbuch, das ein Schulheft sein kann ) der einzelnen Vorstandsmitglieder betrifft? AUch im Forum gibt es doch für Vorstände eigene Bereiche ( musst freischalten lassen ) , da kann man Internas diskutieren.

 

[Wolfram Holzbrink]

Moin,
unser Verein ist ebenfalls recht übersichtilich und unser Lord Kneteverwahrer arbeitet auch nur mit einer Excel-Tabelle.

 

[Erik_]

Hallo zusammen,

habe hier interessiert mitgelesen. Klar- von sehr einfach bis EDV gesteuert ist wohl alles dabei. Ich habe dieses Amt in unserem Verein inne.

Ich arbeite mit Lexware ( war kostenlos) , wir sind knapp 50 Mitglieder. Aufwand hat man so oder so. Nur wenn Die Steuererklärung ansteht- kommt eben vieles aufbereitet aus dem System( die 4 Bereiche nicht vergessen).

Meine persönliche Meinung.

VG Erik.

 

[airshow]

Hallo Olli,

ich mache dieses Geschäft schon 10 Jahre. Der Verein hat ca. 60 Mitglieder.
Ein Kassenbuch finde ich unerlässlich, Du mußt eigentlich jedes Jahr in der Hauptversammlung einen Kassenbericht vorlegen. Dafür verwende ich all die Jahre eine Excell-Tabelle, hier werden alle Geldbewegungen fortlaufend erfaßt und aufgerechnet. Soweit Belege, Rechnungen usw. vorhanden sind, werden sie diesen Buchungen zugeordnet. Handkasse gibt es bei uns nicht mehr. Jede finanzielle Bewegung ird über das Konto abgewickelt.
Soweit ihr ein eingetragener Verein seid, müßt ihr die Kasse so verwalten (Satzung!)

Wenn Fragen: PN geht immer

PS: Bei einem Verein dieser Größe bedarf es keinen Steuerberater.

 

[Feuerstein]

Hallo,
ich als Kassenwart mache das ähnlich airshow für einen Verein mit ca. 40 Mitgliedern.
Excel-Tabelle mit Buchungsnummern.
Jeder Beleg, wie Rechnungen, Spendenquittungen... bekommt zusätzlich eine eigene (Beleg-)Nummer,
die Buchungen entsprechen den lfd. Kontoauszügen.
Monatlich werden die Kontoauszüge mit der Tabelle verglichen, dem Vorstand mit der Tabelle vorgelegt (digital als Kontrolle ;-),
gedruckt, unterschrieben und und mit den Belegen abgeheftet.
In der Tabelle habe ich noch eine Spalte für die Kontierung, wie Mitgliederbeiträge, Beiträge an Dachorganisationen DMFV, Sportbund etc., Platzpflege, Verpflegung....
Dieses erleichtet am Jahresende die Auswertung für die Vereinsmitglieder.

Das mit den Steuern habe ich über Elster gemacht.
Das FA wollte anschließend nur die Protokolle der Mitgliederversammlung, die Satzung und die Tabellen der letzten Jahre.

Eine Bargeldkasse gibt es im Verein nicht. Macht die Sache nur komplizierter.
Auslagen der Mitglieder, wie Tanken Rasenmäher etc. werden sofort überwiesen, wenn ich den Beleg erhalte.

Gruß
Fred

 

[S_a_S]

den ganzen Computermist wegzulassen, um nicht Datenschutz etc. zu vergessen, und, wenn eine Datei mit persönlichen Daten geklaut wird hat man unnötigen Zusatzstress.

das gilt aber auch für Papier...

Grüße Stefan

 

[Gast_635]

das gilt aber auch für Papier...

Grüße Stefan

Hervorragender Einwand. Papier wird nur nicht ganz so oft und unerkannt geklaut

 

[Martin Greiner]

Klar - für wen Papier einfacher ist, der soll das so machen.
Ich möchte auf Access und Excel nicht mehr verzichten.

 

[StephanB]

Ich bin bei uns der Kassenwart und mache das weitestgehend so wie Airshow geschrieben hat. In der Exceltabelle "Kassenbuch" kategorisiere ich beim Erfassen jede Buchung noch in einer eigenen Spalte. Als beispielsweise "Kosten der Platzpflege" oder "Kosten des Geldverkehrs". So ist die Erstellung des jährlichen Kassenbericht für die Kassenprüfer und die MGV per Excel-Filtern nachher ein Klacks.

Ergänzend vielleicht noch:

• Dreh- und Angelpunkt sind die Kontoauszüge von der Bank. Die müssen kontrolliert werden und das Kassenbuch muss bzgl. Saldo dazu passen.
• Keine Auszahlung/ Rechnungsbegleichung ohne Beleg. Wer die Tankquittung verschlunzt, malt mir einen Ersatzbeleg samt Unterschrift. Dann kommt die Zahlung. Sonst nicht. Klappt wunderbar.

Gruß
Stephan

 

[Malmedy]

Hall Olli,
ich sehe, die meisten machen es so, wie ich es bis vor 8 Jahren in eine 150-Mann Verein gemacht habe und jetzt wieder in einem 16-Mann Verein mache. xls-Tabelle mit selbst rechnenden Salden, so dass am Monatsende mit dem Kontoauszug in der Hand direkt zu sehen ist, ob die Buchungen stimmen. Die ganzen kommerziellen Vereinsprogramme sind für unsere Zwecke viel zu kompliziert (und teuer). Die 3-jährige Steuererklärung ist mit Elster in ein paar Minuten gemacht, wenn man das Zahlenwerk aus der Buchhaltung parat hat.
Falls Du für die xls und den Kassenbericht keine Vorlagen hat, können wir gerne unsere Blanko-Vorlagen zur Verfügung stellen.

Grüße
Michael

 

[flieger089]

Moin,

wir haben das bis 2012 mit Kassenbuch gemacht, danach 2 Jahre mit Excel und mit Excel ist das voll in die Hose gegangen. Die Kassenprüfung hat damit über 8 Stunden gedauert. Seit 2014 gibt es ein selbst geschriebenes Programm wo die Mitglieder erfasst werden und 2 Konten (Bank und Barkasse) mit jeweils Buchungskonten gibt (ich hab von Buchhaltung null Ahnung und mache Sie trotzdem).
Zur Kassenprüfung kann ich dann einen Kassenbericht ausdrucken wo die beiden Konten aufgelistet sind und zusätzlich die Buchungskonten nochmal zusammengefasst gedruckt werden. Buchungskonten kann man eigenständig anlegen wie z.B. Kontoführungsgebühren, Mitgliedbeiträge, Benzin usw.
Zusätzlich rechnet das Programm auch die fälligen Mitgliedsbeiträge aus und ich kann damit eine Sepa Lastschriftdatei erzeugen die ich einfach bei der Bank hochladen kann.

Gruß
Manfred

Hier mal die Buchungsmaske, zum Buchungskonto ist hinterlegt ob das standardmäßig Einnahmen oder ausgaben sind (Spenden sind ja hauptsächlich Einnahmen). Eine fortlaufende Belegnummer gibt es auch.

 

[RC1-Flieger]

Hallo allerseits,
das sind wirklich viele und gute Informationen von euch. Vielen Dank dafür.

Ich habe mir überlegt, auch alles in eine Excel-Tabelle einzutragen. Sollten da noch mehr bzw. andere Spalten rein als die von mir geplanten?

Eine Handkasse mit Bargeld möchte ich aber doch noch führen, um die Kleinigkeiten wie Sprit etc. gleich zahlen zu können, ohne jedes Mal eine Bankbuchung, die auch wieder Geld kostet, machen zu müssen.
Natürlich muss auch für die Handkasse genau festgehalten werden, welches Geld rein- und rausgeht.

Gruß
0Ili

 

[StephanB]

Prima!
Du könntest noch eine Spalte Kategorie hinten einfügen und in der setzt du oben "Autofilter". So kannst du mit einem klick ermitteln, wieviel ihr pro Kategorie ausgegeben habt. Das braucht man für die Kassenprüfung und den Kassenbericht in der MGV.
Ist aber nur ein addon, alles Wesentliche hast Du.
Und wenn morgen dein Rechner die Grätsche macht, nimmst du einfach die Sicherheitskopie, die du in einer cloud gespeichert hast oder auf einem Speicherstick o.ä.
Gruß
Stephan

 

[Mario12]

das gilt aber auch für Papier...

Grüße Stefan

Hervorragender Einwand. Papier wird nur nicht ganz so oft und unerkannt geklaut

Hi Uli, der Einwand bezieht sich aber auch auf den Datenschutz (bspw. der personenbezogenen Daten) und nicht nur aufs Papier. Egal ob du das im PC oder auf Papier machst. Der Datenschutz und die entsprechenden Regelungen gelten immer und greifen auch immer unabhängig vom Medium. Das ist leider bei der ganzen DSGVO Einführung nicht immer so klar rausgekommen und wird oft übersehen.

Grüße
Mario

 

[Hans Rupp]

Hallo,

das von Feuerstein beschriebene System + Ergänzungen von StephanB ergibt eine sehr gute Vereinsverwaltung.

Kasse oder nicht:
Der Unterschied einer zulässigen Bargeldhandkasse zu einem Bankkonto ist nur, dass in einem Fall physische Geld drin liegt und es im anderen Fall nur virtuell als Zahl auf dem Auszug steht. Von der Abbilung in den Vereinsunterlagen für Steuer und andere Prüfung gibt es keinen Unterschied.

Bei der Gemeinnützigkeit ist zu beachten, dass nicht unendelich geld angehäuft werden darf, ohne zu belgeen wofür und entsprechende Rücklagen zu bilden (z.B. Rücklage für den Bau eines Vereinheims ... ich kenne einen (Nichtmodellflug-)Verein der seit 50 jahren so fürs Vereinsheim spart, aber die Kosten steigen in den letzten Jahren schneller als die Rücklage). Bei 8 Mitgkliederen aber nicht das Porblem. Als zulässiges Vermögen ohne explizite Rücklagenbildung gilt bei unserem Finazamt rund die Höhe der Ausgaben eines Jahres.

 

[Gast_635]

Danke, insbesondere Mario, für die Erläuterung ( hab ja nie etwas anderes behauptet).
TE muss ja - wie dargestellt - ersatzweise in seinem kleinen Verein einspringen ( so wie ich damals).
Tipps, wie man ein Kassenbuch richtig und technisch superelegant führt, werden der gegebenen Fragestellung vielleicht genauso übergerecht wie die mittlerweile mehrfachen Zitaterläuterungen ( teils aus dem Zusammenhang herausgenommen) an meine Adresse. Ich hoffe dass ich nie mehr eine derartige Funktion angetragen bekomme, sie ergeht sich ja nicht nur im korrekten Führen des Journals. Wichtig ist m.E. die vollkommen untergegangene Systematik der ( satzungsfestgeschriebenen ) Trennung der Funktionen, natürlich auch anderer Faktoren ( und da gehört das Wegschließen des Kassenbüchleins wie auch der persönlichen Vereinsmitgliederdaten genauso dazu wie eben das Absichern des heimischen Familiencomputers, auf dem neben den Vereinsdaten auch die Rezeptesammlung für Frau und Schwiegertochter lagern und mit dem wild gesurft wird ( Übertreibsmilie ).
Es ist übrigens nicht ganz so, wie manche es meinen, ich bin durchaus Computerjunkie und in EXCEL ( und Works und QuattroPro ) aufgewachsen und hinreichend zuhause auch für etwas größere Aufgaben als ein paar Freizeitler.... aber für eine Interimslösung für 8 Leute zu verwalten wäre mir allenfalls die Übernahme einer existenten Systematik und keine Neuanlage plausibel. Schön wenn TE was Neues aufbaut.

 

[RC1-Flieger]

............Du könntest noch eine Spalte Kategorie hinten einfügen und in der setzt du oben "Autofilter". ..........

Durch den Filter in Excel kann ich mir die zusätzliche Spalte doch sparen, wenn ich beim Zweck z.B. nach "Treibstoff" selektiere.
Oder meintest du was anderes?