Wie arbeitet der Kassierer im Verein?
- Ersteller RC1-Flieger
- Erstellt am
Malmedy
User
Wo berührt denn die Buchhaltung den Datenschutz? Außer den Namen bei der jährlichen Verbuchung der Mitgliedsbeiträge und der DMFV-Beiträge erscheint dort nichts Personenbezogenes. Die Faktura des DMFV, die tatsächlich auch für meinen Geschmack zu viele personenbezogene Daten enthält (ist aber das Problem des DMFV), kann man nach Prüfung vernichten, es bleibt für die Buchhaltung nur das Blatt mit dem Endbetrag übrig. Wenn man die Daten nachträglich noch mal kontrollieren will/muss, lässt sich das im online Mitgliederportal alles nachsehen.
Zu den Filtern: Das über Filter zu machen, ist nicht so praktisch, weil der gesuchte Begriff 100%ig kongruent mit dem Zelleninhalt sein muss. Ein winziger Schreib- oder Formatierungsfehler schon führt dazu, dass der gesuchte Begriff nicht gefunden wird.
In der richtigen Buchhaltung macht man das auch nicht so, sondern bildet Sachgruppen ("Konten"), in denen zusammengehörende Inhalte zusammengefasst werden. Bei uns z.B. "Platzunterhalt": Darunter wird alles verbucht, was laufende Kosten zum Erhalt und zur Pflege des Platzes betrifft, also auch der Sprit für den Mäher. Im Gegensatz dazu "Investitionen", darunter wird alles verbucht, was nach der Anschaffung dauerhaft und körperlich auf dem Platz verbleibt. Weitere "Konten" sind Mitgliedsbeiträge, DMFV, Spenden, Versicherungen, Geschäftsbedarf (Büro, Porto etc.), Pacht/Gebühren und Mitgliederbetreuung (z.B. die obligatorischen Grillwürstchen zum Anfliegen). Damit kommt man gewöhnlich aus. Jedes dieser "Konten" hat eine eigene Nummer, die in einer Spalte hinter dem Buchungsposten eingetragen wird. Dort kann man dann fehlerfrei filtern.
Grüße
Michael
Zu den Filtern: Das über Filter zu machen, ist nicht so praktisch, weil der gesuchte Begriff 100%ig kongruent mit dem Zelleninhalt sein muss. Ein winziger Schreib- oder Formatierungsfehler schon führt dazu, dass der gesuchte Begriff nicht gefunden wird.
In der richtigen Buchhaltung macht man das auch nicht so, sondern bildet Sachgruppen ("Konten"), in denen zusammengehörende Inhalte zusammengefasst werden. Bei uns z.B. "Platzunterhalt": Darunter wird alles verbucht, was laufende Kosten zum Erhalt und zur Pflege des Platzes betrifft, also auch der Sprit für den Mäher. Im Gegensatz dazu "Investitionen", darunter wird alles verbucht, was nach der Anschaffung dauerhaft und körperlich auf dem Platz verbleibt. Weitere "Konten" sind Mitgliedsbeiträge, DMFV, Spenden, Versicherungen, Geschäftsbedarf (Büro, Porto etc.), Pacht/Gebühren und Mitgliederbetreuung (z.B. die obligatorischen Grillwürstchen zum Anfliegen). Damit kommt man gewöhnlich aus. Jedes dieser "Konten" hat eine eigene Nummer, die in einer Spalte hinter dem Buchungsposten eingetragen wird. Dort kann man dann fehlerfrei filtern.
Grüße
Michael
StephanB
Vereinsmitglied
Michael, vermutlich habe ich mich unklar ausgedrückt, aber ich mache das genauso. In der Spalte "Kategorie" gibt es nur einige wenige Sachgruppen, in die ich die Buchungen einsortiere. Der Filter greift auf die Sachgruppen.
Gruß
Stephan
Art. 2 DSGVO
"Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen."
Sobald weitere Daten einem Mitglied zugordnet werden können, ist die DSGVO mit im Spiel.
RC1-Flieger
User
Auch JeinJein.
Wenn du sehr konsequent immer die gleiche Bezeichnung "Benzin" tippst, dann ja. Wenn du aber mal Sprit, mal Diesel, mal Benzin tippst, wird das nie einer gemeinsamen Kategorie "Treibstoff" landen.
Gruß
Stephan
Aus meiner arbeitstäglichen Erfahrung mit solchen Filtern:
Die Auswahl bei so wenigen Buchungen wie in meinem Verein wird nicht unübersichtlich sein. Wenn ich den Filter anwende, werden mir gleich alle Einträge angezeigt, so dass ich dann gleich sehe "Benzin, Penzin, Sprit, Tanken, Beiträge...." und alle für mich nötigen Begriffe, z. B. Benzin+ Penzin + Sprit+ Tanken auswählen kann. Dann werden nur "Benzin, Penzin, Sprit und Tanken" selektiert und mit Endsumme angezeigt.
Mario12
User
Hallo, sprechen wir hier noch von einer Excel Tabelle? Als Tipp für Excel. Bei solchen Erfassungsdingen sollte man sich nicht auf Freitextfelder verlassen, die dann verschieden geschrieben werden.
Man kann ich Excel Wertbereiche vorgeben. Dann kann man nur das in die Excel Zelle packen, was über den Wertbereich vorgegeben ist. So kann es zu diesem Problem gar nicht kommen und Filterung/Sortierung funktioniert verlässlicher.
Viele Grüße
Mario
Man kann ich Excel Wertbereiche vorgeben. Dann kann man nur das in die Excel Zelle packen, was über den Wertbereich vorgegeben ist. So kann es zu diesem Problem gar nicht kommen und Filterung/Sortierung funktioniert verlässlicher.
Viele Grüße
Mario
S_a_S
User
wenn bei einem Namen ein Geldbetrag und ein Datum steht, sind das bereits personenbezogene Daten. Und Kontodaten für eine Überweisung sowieso. Das macht die Sache nicht illegal (weil die Erfassung und Speicherung für die Abwicklung des Vereinsbetriebs notwendig sind*), aber der sorgsame Umgang mit diesen Daten ist dann verpflichtend.
Zum Beispiel, dass diese Daten nach Ende des Kassierstätigkeit auch wieder vom Rechner gelöscht werden - oder das Kassenbuch mit all diesen Daten an den nächsten weitergegeben wird. Und Kopien/Ausdrucke nicht einfach so ins Altpapier wandern.
Grüße Stefan
*Man muss sicher nicht das ganz große Fass aufmachen - und von jedem, der eine Quittung bringt, eine schriftliche Einverständniserklärung zur Speicherung der Daten verlangen
Malmedy
User
"wenn bei einem Namen ein Geldbetrag und ein Datum steht, sind das bereits personenbezogene Daten."
Bitte mal einen sachkundigen Juristen fragen! Geldbetrag und Überweisungsdatum sind keine personenbezogen Daten, weil sie keine Individualmerkmale der betreffenden Person sind. Die IBAN könnte dieses Kriterium erfüllen, hat aber in den Buchungsunterlagen nichts verloren.
Bitte mal einen sachkundigen Juristen fragen! Geldbetrag und Überweisungsdatum sind keine personenbezogen Daten, weil sie keine Individualmerkmale der betreffenden Person sind. Die IBAN könnte dieses Kriterium erfüllen, hat aber in den Buchungsunterlagen nichts verloren.
Hmm, anderen Juristen befragt und eine andere Anwort bekommen, z.B. dass wenn aus dem Geldbetrag Rückschlüsse gezogen werden (z.B. aus der Höhe des Verbandsbeitrags welche Versicherung dort besteht) können, es unter die Definition der DSGVO personenbezigenr Daten fällt. 
War aber kurz nach Inkrafttreten und ich weiß nicht, ob sich da eine andere Rechtsauffassung entwickelt hat.
Da https://www.lpsp.de/blog/was-sind-personenbezogene-daten steht es aber nach meiner Interpretation auch noch so.
Sobald ich als Kassenwart entlastet wäre würde ich bei einem kleinen Verein wie beim Fragesteller das notwendige Ausdrucken und alles was ich nicht auf dem Rechner an Daten meiner Mitglieder brauche dieses Zeitraums löschen, dann ahbe ich das prinzip der Datensparsamkeit erfüllt.
Nebeneffekt:
Wenn mir etwas zustößt müssen sich meine Erben nicht damit rumschlagen, ob sie diese Daten löschen können oder müssen. Mandanten erzählen mir immer öfters, dass Inhalte von Rechnern und noch mehr von Cloudspeichern im Erbfall zum Problem werden. 1. Problem ist ranzukommen und wenn das gelungen ist, und 2. Problem was damit gemacht werden muss.
War aber kurz nach Inkrafttreten und ich weiß nicht, ob sich da eine andere Rechtsauffassung entwickelt hat.Da https://www.lpsp.de/blog/was-sind-personenbezogene-daten steht es aber nach meiner Interpretation auch noch so.
Sobald ich als Kassenwart entlastet wäre würde ich bei einem kleinen Verein wie beim Fragesteller das notwendige Ausdrucken und alles was ich nicht auf dem Rechner an Daten meiner Mitglieder brauche dieses Zeitraums löschen, dann ahbe ich das prinzip der Datensparsamkeit erfüllt.
Nebeneffekt:
Wenn mir etwas zustößt müssen sich meine Erben nicht damit rumschlagen, ob sie diese Daten löschen können oder müssen. Mandanten erzählen mir immer öfters, dass Inhalte von Rechnern und noch mehr von Cloudspeichern im Erbfall zum Problem werden. 1. Problem ist ranzukommen und wenn das gelungen ist, und 2. Problem was damit gemacht werden muss.
jmoors
Vereinsmitglied
Dafür gibt es Kassenprüfer, die am Jahresende die Kasse prüfen und der Jahreshauptversammlung die Entlastung des Kassierers und des Vorstandes empfehlen, sofern die Bücher ordentlich geführt und keine Fehlbeträge vorhanden sind.
RC1-Flieger
User
Zwei weitere Fragen zum Thema "Kassiererarbeit im Verein":
2. Wie zieht man am besten die Mitgliedsbeiträge ein?
Alle Mitglieder haben Einzugsermächtigung erteilt. Aber wie stößt man den Einzug an?
Bisher wurden diese zwei Arbeiten, wie bereits geschrieben, von einem Steuerberater des Kassierers mittels Software erledigt.
Eine Anfrage bei der Bank, wie ich das machen könnte, blieb bisher ohne Antwort, obwohl sich der Sachbearbeiter kundig machen wollte.
Danke schon mal im Voaus.
0Ili
- Wie handhabt man das am besten, die Kosten z. B. für Pachten zu zahlen?
2. Wie zieht man am besten die Mitgliedsbeiträge ein?
Alle Mitglieder haben Einzugsermächtigung erteilt. Aber wie stößt man den Einzug an?
Bisher wurden diese zwei Arbeiten, wie bereits geschrieben, von einem Steuerberater des Kassierers mittels Software erledigt.
Eine Anfrage bei der Bank, wie ich das machen könnte, blieb bisher ohne Antwort, obwohl sich der Sachbearbeiter kundig machen wollte.
Danke schon mal im Voaus.
0Ili
jduggen
User
Hi Olli,
die Überweisungen habe ich meist über das Onlinebanking gemacht, das geht mit den dann vorhandenen Vorlagen recht gut und auch schnell. IBAN ist ja mitterweile Standard, der IBAN REchner kann ab und zu mal helfen.
Ja, wir haben von allen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung schriftlich auf Papier. Einzug dann über die Access Datenbank in eine Banksoftware (Proficash). Das gabs 1...2...3x im Jahr, es waren knapp 200 Mitglieder.
VG Jörg
(28 Jahren Schatzmeister.... )
die Überweisungen habe ich meist über das Onlinebanking gemacht, das geht mit den dann vorhandenen Vorlagen recht gut und auch schnell. IBAN ist ja mitterweile Standard, der IBAN REchner kann ab und zu mal helfen.
Ja, wir haben von allen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung schriftlich auf Papier. Einzug dann über die Access Datenbank in eine Banksoftware (Proficash). Das gabs 1...2...3x im Jahr, es waren knapp 200 Mitglieder.
VG Jörg
(28 Jahren Schatzmeister.... )
StephanB
Vereinsmitglied
Dafür gibt es Banking-software zur Installation auf deinem Rechner oder du nutzt das Onlinebanking deiner Bank. In beiden Fällen kommst Du zu Beginn nicht umhin, die Umsätze einmal zu erfassen und dabei gleich auch als "Vorlage" für Folgejahre anzulegen. Ich nutze das Onlinebanking der Bank. Bei größeren Vereinen kann sich Kaufsoftware lohnen, wenn dort Komfortfunktionen drin stecken. (Stapelverarbeitung etc.)
Gruß
Stephan
- Im Falle von Lastschriften (bspw. Mitgliedsbeiträge und Verbandsbeiträge) kannst Du in Folgejahren dann aus den Vorlagen ziehen, diese ggf. minimal anpassen, also aus Mitgliedsbeitrag 2022 wird dann 2023 und absenden. In diesem Zuge kontrolliere ich auch, ob die Kontoverbindung aus der Vorlage noch aktuell ist, lege neue Vorlagen an, schmeiße alte raus....
- Bei wiederkehrenden Überweisungen (Pacht/Garagenmiete) kann man Daueraufträge anlegen oder analog zu den Lastschriften aus bereits vorhandenen Vorlagen ziehen. Alle anderen Überweisungen erfasse ich im Onlinebanking.
Gruß
Stephan
RC1-Flieger
User
Danke Euch für die Infos.
Gruß
0Ili
Gruß
0Ili
franz hintermann
User
8 Leute? Jeder macht Dauerauftrag und den Sprit oder so direkt aus dem Portmonee. Einfachhalten und etwas großzügig sein. Muß doch gehen, ihr kennt euch doch schon ewig, oder?
franz hintermann
User
Ein Stadtrat hat mir mal was erzählt, dass es für solche miniaturvereine vereinfachte Regularien gibt. Soll ich mal nachfragen? Oder ist das eh bekannt?
StephanB
Vereinsmitglied
Wegen mir nicht. Egal was da irgendwo geregelt wird.
Die Kombi /Mensch-Geld-Lässigkeit/ führt zu Streit. Egal wie klein die Gruppe ist. Nur eine Frage der Zeit.
Gruß
Stephan
Hallo,
Ich habe von unserem Steuerberater (Vereinsmitglied) gelernt, dass es für gewisse Daten - auch bestimmte Mitgliederdaten - rein fiskalisch gesehen gewisse Aufbewahrungsfristen gibt. Die können bis zu 10 Jahren betragen, egal ob der Verein jetzt gemeinnützig ist oder nicht. Auch die Größe des Vereins spielt hier keine Rolle. Es spielt auch keine Rolle, ob das ausgetretene Mitglied will, dass seine Daten "sofort" gelöscht werden.
Mit dem einfachen "Ex und Hopp" Datenlöschen sollte man daher vorsichtig sein. Wir wurden in 2014 schon mal vom Finanzamt nach Daten (in diesem Falle 5 Jahre rückwirkend) gefragt wurden.
Ich habe von unserem Steuerberater (Vereinsmitglied) gelernt, dass es für gewisse Daten - auch bestimmte Mitgliederdaten - rein fiskalisch gesehen gewisse Aufbewahrungsfristen gibt. Die können bis zu 10 Jahren betragen, egal ob der Verein jetzt gemeinnützig ist oder nicht. Auch die Größe des Vereins spielt hier keine Rolle. Es spielt auch keine Rolle, ob das ausgetretene Mitglied will, dass seine Daten "sofort" gelöscht werden.
Mit dem einfachen "Ex und Hopp" Datenlöschen sollte man daher vorsichtig sein. Wir wurden in 2014 schon mal vom Finanzamt nach Daten (in diesem Falle 5 Jahre rückwirkend) gefragt wurden.