Hallo,
ich möchte mal meine Erfahrungen schildern.
Ich habe einen technischen Beruf und bin seit 6 Jahren Kassenwart eines Bundesverbandes von Selbsthilfegruppen. Eigentlich gegen meine Überzeugung, aber wenn der alte Kassenwart plötzlich alles hinschmeißt und keiner weiter sich mit Excel auskennt...
Wir sind gemeinnützig, genau wie mein Modellflugverein, der in DMFV ist.
Der Bundesverband bekommt Fördermittel, u.a. von Krankenkassen und auch Spenden. unser Verein nicht.
Also haben wir die Verwendung der Fördermittel nachzuweisen. Die Geldgeber sind da sehr penibel und das macht die Kassenführung aufwendig.
Deshalb machen wir das mit einer ziemlich umfangreichen Excel-Tabelle mit 30 Spalten für die Ausgaben und 10 Spalten für die Einnahmen.
Das ist das Ergebnis der letzten Jahre, weil der Verwendungsnachweis der Fördergelder immer komplizierter wurde und der Steuerberater auch einiges anders haben wollte, wie Beleg-Nr. und Seite des Kontoauszuges als Bemerkung im Journal zu jedem Buchungsvorgang.
Er hat das Journal geprüft und keine weiteren Einwände gehabt. Er hat nur auf die Aufbewahrungsfrist, auch für Spendenbescheinigungen, die wir als gemeinnütziger Verein ausstellen dürfen, hingewiesen und auf eine vom Vorstand verabschiedete Richtlinie zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zum Löschen dieser Daten.
Inzwischen gibt es ja bei uns in Meck-Pom eine neue Art der "Datenlöschung", die im Kamin.
Bei uns werden alle Belege eingescannt und Überweisungen mache ich nur, wenn der 1. oder 2. Vorsitzende ihr O.K. gegeben haben.
Meine eigenen Abrechnungen müssen beide absegnen, also gilt immer das 4-Augen-Prinzip.
Auf dem Notebook des Kassenwartes muss ich nichts löschen, denn das ist Eigentum des Bundesverbandes und an die Funktion gebunden. Private Daten gibt es dort nicht, denn es gibt eine Mailadresse des Kassenwartes, die nur dafür zu verwenden ist.
Wenn ich im nächsten Jahr die Funktion abgebe, dann geht das Notebook an den neuen Kassenwart und ich bin raus aus der Geschichte.
Damit ist auch die Trennung Verein-Privat gewährleistet.
Interessant würde es dann werden, wenn z.B. der Modellflugverein Einnahmen aus Veranstaltungen oder einer Vereinsgaststätte hätte. Da schaut das Finanzamt schon mal genauer hin, denn es sind ja Steuern abzuführen und dann wird auch der Jahresabschluss etwas aufwändiger.
Und dann gibt es ja auch noch Vereinsmitglieder, die überall nur "Ganoven" sehen. Das wird dann richtig interessant...
P.S. Weil hier etwas von Steuerfahndung geschrieben wurde: Ich habe so etwas mal mitmachen dürfen und es ist schon ein komisches Gefühl, wenn Uniformierte deinen Ausweis sehen wollen, bevor du ins Büro darfst und sie ganz genau wissen, welche Funktion du im Laden hast. Und vor der Serverkonsole stehst du nicht allein, sondern rechts und links schaut dir jemand auf die Finger und registriert jeden Tastendruck.
Es gibt Dinge im Leben, die braucht man eigentlich nicht nochmal. Zum Glück bin ich Rentner.
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